La semaine où les cabinets ont généralisé le télétravail

Avant même l’annonce du confinement, les cabinets de conseil en stratégie ont passé, dès lundi 16 mars, 100 % de leurs effectifs en télétravail. Un mode de travail déjà utilisé, mais généralement peu ou pas encouragé comme nous le montrions en décembre dernier à l’occasion des grèves.

Pour la première fois, il est généralisé et amené à durer au moins plusieurs semaines. Alors comment les cabinets se sont-ils organisés, en quelques heures seulement, pour assurer la pérennité du lien avec leurs collaborateurs, leurs clients, et au final leur activité ?

C’est une première dans le conseil aussi. L’ensemble des collaborateurs va devoir trouver ses marques dans un télétravail de longue durée. Comme le confirme Olivier Vander Stappen, consultant chez L.E.K. depuis trois ans et demi : « J’ai déjà fait du télétravail pendant deux ou trois jours à domicile ou lors de missions à l’extérieur. Mais là, je me suis organisé pour la durée. Je suis parti lundi chez moi, en Belgique, pour avoir plus d’espace. Et j’ai devant moi quatre écrans géants pour travailler et avoir accès à tous les drives et dossiers habituels. »

Les cabinets ont dû faire preuve de réactivité et d’efficacité pour mettre en place en l’espace de quelques jours le télétravail pour tous leurs collaborateurs. Ce télétravail « forcé » avait été anticipé dès la semaine précédant l’annonce du confinement.

Les consultants ont ainsi pu s’organiser pour récupérer du matériel, et éventuellement partir de Paris, afin d’être opérationnels en télétravail dès lundi. « L’achat de matériel additionnel a aussi été effectué avant la fermeture des magasins », complète Jérôme Fabry, d’EY-Parthenon.

Ce qui ne marche pas à distance

Mais comment garder ce qui fait l’essence même du conseil, le contact humain, alors même que les troupes sont éparpillées, et vont le rester durant plusieurs semaines ? Si la technologie est des plus efficaces, elle ne remplace en aucun cas le contact direct. C’est un challenge nouveau pour les cabinets qui vont devoir faire preuve d’innovation…

« Que ce soit par téléphone, par tchat, e-mail, téléphone ou visio, nous restons tout le temps en contact. Des groupes d’une dizaine de personnes, suivis par un partner référent, ont été instaurés pour que les collaborateurs puissent toujours avoir un interlocuteur privilégié. Et les partners référents doivent contacter chaque personne de leur groupe au moins une fois par semaine », affirme Olivier Vander Stappen chez L.E.K.

Car l’enjeu pour le secteur n’est pas mince si le télétravail doit s’installer pour longtemps : les consultants ont pour habitude de travailler à distance et sont outillés pour le faire (ordinateurs portables sécurisés), ils sont aussi très habitués à se voir physiquement régulièrement ou à faire des points d’étape avec leurs clients.

Sans même parler des missions qui nécessitent une présence continue dans les murs des cabinets comme dans les fameuses war rooms en préparation des opérations de fusions et acquisitions. Il n’est alors pas rare que des équipes de consultants se regroupent dix-huit heures par jour dans des salles dédiées inaccessibles au reste du staff du cabinet. Comment reproduire pareil dispositif à distance ?

Et pour la prospection commerciale, comment la faire perdurer ? Et pour l’arrivée de nouveaux collaborateurs dont l’intégration était prévue au cours de la période du confinement ? « Là-dessus, on ne sait pas comment on va faire, c’est totalement nouveau », glisse Stéphanie Nadjarian, senior partner chez Kea.

Et pour les entretiens de recrutements qui se déploient à distance dans certains cabinets depuis le déclenchement de la crise ? « Dix ou quinze minutes pour créer un lien, c’est beaucoup plus laborieux côté candidat et recruteur, sans parler des webcams qui ne marchent pas ou des connexions Internet qui sautent », témoigne aussi anonymement un consultant qui s’est livré par deux fois à l’exercice ces derniers jours.

Autre nouveauté pas évidente : réaliser tous les rendez-vous clients depuis son domicile, loin des salles de visio bien équipées des cabinets. Un challenge pour des équipes éparpillées qui se doivent cependant de faire des points réguliers d’avancement avec des clients, par ailleurs eux-mêmes pas toujours aguerris à ces technologies.

Faire circuler les infos au cours de conf calls géantes, des réunions courtes et rythmées, des vidéos et du son soignés

Pour dépasser ces difficultés, Olivier Fainsilber, technophile convaincu, défend que les applications et les outils permettent d’aller très loin, à condition qu’une certaine rigueur soit respectée (horaires de connexion, respect des prises de paroles…). Avantage de la visio, selon lui, « elle permet de conserver l’attention des participants et les oblige à être plus présents. On voit assez vite si quelqu’un décroche, ne capte pas très bien ou veut prendre la parole ». 

« Microsoft Teams était déjà utilisé et nous étions même montés en puissance avec les grèves de l’hiver dernier avec les bons tips, outils et applis, que nous reprenons aujourd’hui. Le travail à distance oblige à plus de rigueur dans l’animation des réunions, à des sessions plus courtes et plus rythmées », abonde Stéphanie Nadjarian.

Chez L.E.K, un « méga call » systématique est désormais organisé avec l’ensemble des collaborateurs tous les lundis parce que « l’info ne court plus toute seule ». Le premier fut un « un call record avec plus de quatre-vingt-dix appels entrants », note Olivier Vander Stappen.

Des nouveaux formats de réunion pour partager toutes les infos nécessaires de la vie du cabinet, l’organisation générale, les décisions prises, les missions en cours, les missions reportées ou arrêtées…

Vient également la forme. Pour que ces réunions vidéo réalisées du domicile soient les plus pros possible, le partner d’Oliver Wyman a partagé un post sur LinkedIn afin de dispenser son expérience de l’outil dont il se dit fan, Zoom.

Dans lequel il se montre très minutieux : « Faites attention au son, le téléphone n’est pas aussi bon que l’audio informatique, mais il est moins soumis aux contraintes de la bande passante du WiFi. Comme pour les photos, un bon éclairage sous de multiples angles compte aussi. Évitez la lumière derrière vous, par exemple, les fenêtres. L’écran vert, simple à acheter en ligne, vous permet d’avoir un fond virtuel. Je dispose d’une série de photos pour m’adapter aux circonstances de la réunion, par exemple le soir, ou aux contextes des clients, avec les logos de projet. »

Un quotidien entre travail et famille

Et côté gestion de l’emploi du temps ? Le télétravail permanent permet de s’approprier son emploi du temps, de perdre moins de temps dans les transports, et donc d’être plus efficace…  

C’est ce qu’estime, en tout cas, Olivier Vander Stappen qui a choisi de s’adapter à sa vie de famille, travaillant un peu moins qu’au bureau en termes d’horaires, mais « sans forcément en faire moins, car le télétravail permet de travailler plus vite ».

Tout en reconnaissant quand même que ce mode de travail ne doit pas devenir un standard, ayant des doutes sur sa viabilité à long terme, notamment quand on est parent avec des enfants dans les parages.

« On ne peut pas attendre la même productivité, c’est certain. On adapte la charge de travail en fonction des situations. Personnellement, j’ai l’impression d’avoir des journées encore plus denses », confie Jérôme Fabry.

Et après ?

Si les cabinets consultés se disent, pour l’instant, confiants quant à leur activité et donc à celle de leurs télétravailleurs, tout va se jouer en fonction de la durée du confinement.

« Le télétravail sera efficace tant que chacun aura suffisamment d’activité pour mener à bien son travail. Inévitablement, certaines missions ne pourront pas se faire à distance, certains projets seront suspendus. Nous nous adapterons en fonction de la situation », certifie Jérôme Fabry.

En tout cas, partners et consultants interrogés reconnaissent qu’il y aura un avant et un après : dans le choix des meilleurs outils, dans les méthodes de travail en commun. Teams, Google Drive, Zoom, Monday, Wrike, G Suite, Wimi, Klaxoon… les packages de travail collaboratif ont de beaux jours devant eux… aux consultants de se montrer agiles, eux aussi.

Barbara Merle pour Consultor.fr

Crédit photo : LinkedIn Olivier Fainsilber