L’externalisation de la production de slides par les cabinets.

L’externalisation de la mise en forme de présentations PowerPoint : un modèle vertueux pour les cabinets de conseil en stratégie de la place parisienne ?

Les cabinets de conseil en stratégie de la place parisienne se sont lancés, depuis le début des années 90, dans une logique d’externalisation de leurs fonctions support : extraction de données quantitatives, collecte de données qualitatives (rapports de brokers, coupures de presse, …), veille stratégique, facility-management, intendance…

Cette logique, visant à réduire les coûts et se focaliser sur son cœur de métier, à savoir, la création de valeur pour ses clients, s’est rapidement étendue à l’externalisation d’une fonction traditionnellement internalisée : la mise en forme de présentations PowerPoint.

Quels critères amènent les cabinets de conseil en stratégie de la place parisienne à externaliser la mise en forme de présentations PowerPoint ? Existe-t-il différents types d’externalisation ? Une fois la décision d’externalisation prise, comment la réussir et comment la sécuriser ?

Enfin,est-il judicieux de recruter un pool de ressources PowerPoint dédié ou est-il plus pertinent de faire appel à un prestataire extérieur ?

Les raisons légitimant l’externalisation

La sous-traitance peut s’exprimer à deux niveaux, la sous-traitance internalisée et l’externalisation de la mise en forme à une entité externe indépendante.

A. La sous-traitance internalisée

Certains cabinets de conseil en stratégie comme McKinsey ou Roland Berger Strategy Consultants ont décidé de dissocier la conception de la production graphique, tout en recrutant un pool de ressources PowerPoint.

Ces équipes expertes en mise en forme PowerPoint prennent en charge le flux de slides à formater pour le compte des consultants de leur cabinet employeur.

Or, ces équipes expertes étant dimensionnées sur une activité moyenne ou minimale, il est vite apparu nécessaire de faire appel à des ressources extérieures pour absorber les pics d’activité (fin de semaine, fin de mois, mois de juillet, …)

Un autre constat de poids a également suscité la perplexité des cabinets de conseil : lorsque l’activité baisse, pour des raisons conjoncturelles ou structurelles, ces ressources, inactives, représentent un coût certain pour la structure. En effet, au même titre que tout consultant, elles sont salariées de la structure et leur taux d’occupation est décorrélé de leur salaire fixe.

Ceci, sans compter le fait que ces ressources constituent une véritable difficulté en termes de gestion managériale. En effet, les opportunités d’évolution étant réduites au sein du cabinet de conseil employeur, cela induit une démotivation et par conséquent, une réduction de la productivité et une baisse de la fiabilité et de la rigueur. Quel choix managérial faire, lorsqu’une ressource à productivité non optimale, en raison d’une démotivation légitime, souhaite, en invoquant son ancienneté, bénéficier d’une augmentation de salaire ?Quel choix managérial faire, lorsqu’une ressource à productivité non optimale ne souhaite pas bénéficier d’un départ volontaire, et de surcroît en temps de crise économique ?

B. L’Externalisation de la mise en forme à une entité externe indépendante

Avantages de l’externalisation :

• Une variabilisation et une réduction des coûts de production :

        o Un coût de la mise en forme d’avantage corrélé au besoin réel

        o Un coût de mise en forme inférieur au coût du travail pour l’entreprise

• Un meilleur impact client : des supports esthétiquement plus percutants et communicants, des messages clés mieux mis en valeur, du temps consultant d’avantage dédié au fond et à la valeur ajoutée client

Exemple d’illustration Avant-Après :

• De meilleures conditions de travail pour les consultants : le consultant se focalise sur de la création de valeur et non sur des finitions esthétiques qui ne sont pas son cœur de métier

• Des conditions d’externalisation facilitées par l’évolution des NTIC, induisant :

        o L’assurance d’un service de très grande proximité entre le demandeur et l’exécutant malgré l’éventuelle distance (téléphone, prise de contrôle à distance du pc du consultant pour le dépanner « en live », échanges mails rapides et mobiles via black-berry, etc.)

          o Un très haut niveau de sécurité (VPN, Cloud)

Afin de représenter les avantages économiques inhérents à une telle approche d’externalisation, nous avons envisagé trois scénarios d’externalisation possibles, sur la base d’une situation de départ classiquement observée, sur une durée de travail arbitraire de 10 heures :

• Situation de départ : 10 heures de travail d’un consultant, sans sous-traiter la mise en forme, se composent de 8 heures de création de valeur et de 2 heures de mise en forme en moyenne.

• Scénario 1 : Externalisation de la mise en forme. L’entreprise choisit d’utiliser 100% du temps non dédié à de la mise en forme à de la création de valeur. Le consultant crée de la valeur 10h.

Note : Alors que la mise en forme internalisée prendrait 2,5 heures à un consultant (pour 10 heures de création de valeur), elle prend 1 heure à la ressource PowerPoint. Les coûts sont plus faibles.

• Scénario 2 : Externalisation de la mise en forme. L’entreprise choisit d’utiliser 50% du temps non dédié à de la mise en forme à de la création de valeur (1heure). Le consultant crée donc de la valeur 9heures.Le reste du temps (1heure), le consultant est affecté à d’autres activités.

Note : Alors que la mise en forme internalisée prendrait 2h15 à un consultant (pour 9 heures de création de valeur), elle prend 55 minutes à la ressource PowerPoint. Les coûts sont plus faibles

• Scénario 3 : Externalisation de la mise en forme. L’entreprise choisit d’utiliser 100% du temps non dédié à de la mise en forme à d’autres activités. Le consultant crée donc de la valeur 8heures.Le reste du temps (2heures), le consultant est affecté à d’autres activités.

Note : Alors que la mise en forme internalisée prendrait 2h à un consultant (pour 8 heures de création de valeur), elle prend 50 minutes à la ressource PowerPoint. Les coûts sont plus faibles

Quel impact économique pour l’entreprise ?

Les données ci-dessus tendent à indiquer que l’externalisation de la mise en forme de présentations PowerPoint permet de réaliser des économies réelles (cf. tableau ci-dessous), sans compter l’impact client induit par le saut qualitatif visible et difficile à atteindre par un consultant non graphiste (potentiel de revente), ni même l’impact RH (meilleures conditions de travail et valorisation du consultant).

Pour le démontrer plus précisément, rapportons le coût de la création de valeur à celui de la mise en forme induite (Indicateur de rentabilité associé à chaque scénario) ; Afin de faciliter les calculs, 1 heure chargée de consultant est associée à un indice de coûtspour l’entreprise base 10 :

 Hypothèses ad hoc prises :

• Environ 20% du temps de travail (moyenne réalisée sur les grades de consultant à chef de projet) est dédié à de la mise en forme

• La productivité horaire d’une ressource PowerPoint est de 2 à 3 fois plus grande que celle d’un consultant (hypothèse prise : 2,5 fois plus grande)- Notons que ce ratio dépend de nombreux facteurs : expérience du consultant sur PowerPoint, niveau des slides à exécuter, niveau graphique à atteindre, la ressource PowerPoint est-elle seule ou en équipe etc. Ici, une moyenne a été prise.

• Le coût horaire d’une ressource PowerPoint est en moyenne 35% moins cher que celui d’un consultant (moyenne réalisée sur salaires des grades de consultant à chef de projet)

Il apparaît donc clairement que la réalisation de la mise en forme de présentations PowerPoint est plus vertueuse et moins couteuse lorsque celle-ci est externalisée, et ce, à plus d’un titre.

Intéressons-nous donc aux modalités de l’externalisation.

Les différents types d’externalisation

Une fois la décision de l’externalisation prise, sous quelle forme doit-elle alors se présenter ?

a) Faut-il créer sa propre filiale ?Et où faut-il la créer : dans un pays à bas-coûts ?

Si la création d’une filiale mono-activité PowerPoint est privilégiée, nous nous retrouvons dans une problématique évoquée précédemment : le dimensionnement de l’équipe de production sur une activité moyenne ou minimale, montre bien vite ses limites, et l’on se retrouve rapidement soit dans l’obligation de faire appel à des entités externalisées indépendantes disponibles lors des pics d’activités, soit face à de la ressource en « surplus » lors des chutes d’activité. Mais une filiale de Cabinet de conseil en stratégie, même offshore, ne peut être exclusivement dédiée à de la production PowerPoint, tout comme elle ne peut être exclusivement dédiée à de la mise en forme Word, ou encore, à de la traduction. Une étude de faisabilité et de rentabilité économique exhaustive est donc nécessaire.

b) Faut-il au contraire faire appel à des prestataires totalement externes et indépendants ? Et où doivent ils alors être basés : dans un pays à bas coût ?

Le recours à un prestataire externe indépendant semble être moins risqué dans la mesure où le risque financier porté sur la ressource ne pèse plus sur le cabinet de conseil, mais bien sur le prestataire. Ce dernier devant diversifier son portefeuille de clients afin d’occuper ses ressources, sur des demandes ponctuelles, lors de chutes d’activités et d’être en mesure de répondre présent lors des pics d’activités.

 Mais dès lors, où externaliser ?

L’Inde semble être l’eldorado traditionnel. Bénéficiant de ressources à bas coûts, certains cabinets de conseil, comme McKinsey ou Capgemini notamment, ont tendance à solliciter l’Inde. Mais c’est sans prendre en considération les notions de distance culturelle. En effet :

• Nombreux sont les cas où, pour des demandes francophones par exemple, des incompréhensions induisent de nombreux aller-retours, et par conséquent, une perte de temps venant gommer le gain réalisé sur les coûts. • L’avantage étant qu’ils sont sur des fuseaux horaires éloignés et peuvent donc travailler de nuit pour que les consultants récupèrent les slides le matin.  

• Cependant le décalage horaire peut rendre difficile l’interaction directe entre le consultant et la ressource PowerPoint. En effet, le modèle cible visé par les cabinets de conseil externalisant, est de pouvoir fonctionner en flux tendus, c’est-à-dire : que le consultant puisse alimenter et appeler la ressource PowerPoint alors même que cette dernière travaille sur les slides. Un pays ne fonctionnant pas sur le même fuseau horaire rend impossible une telle organisation. 

Le Maghreb et plus particulièrement le Maroc, quant à lui, est en passe de devenir un nouvel eldorado :

• Il bénéficie d’une proximité culturelle, linguistique, géographique et de fait, de peu de décalage horaire.

• De plus, il offre un juste équilibre entre qualification des ressources et coût de la main d’œuvre.

En somme, le Maghreb permet d’une part de bénéficier d’une structure de coût faible, induisant une tarification très compétitive, mais il bénéficie aussi d’une proximité culturelle et géographique, faisant de ce pays, un partenaire de choix dans le cadre de l’externalisation de tels services !

Il semble donc pertinent de s’intéresser d’avantage à la question de l’externalisation de la mise en forme PowerPoint auprès de prestataires offshore. Comment dès lors la sécuriser ?

La sécurisation de l’externalisation

Afin de répondre à cette problématique, il convient de rappeler les raisons poussant un cabinet de conseil à externaliser la mise en forme de présentations PowerPoint :

• Un gain de temps

• Une bonne équation économique

• Un meilleur impact client (tant sur la forme que sur le fond)

Les prérequis auxquels doit répondre le prestataire en découlent donc naturellement :

• Une réactivité et une flexibilité : afin d’être en mesure d’absorber des flux non linéaires, ce qui suppose d’avoir une taille critique

• Un coût inférieur au coût du travail d’une ressource internalisée (salaire, charges, management, matériel, bureaux, …)

• Le respect des engagements et des délais

• Une forte productivité horaire à travers : des ressources de qualité, une maîtrise rapide du template client, l’existence d’une base de données suffisamment exhaustive (icônes, schémas types, images, de cartes, …)

• Une maîtrise parfaite de PowerPoint et des outils de graphismes de base

• Un sens de l’esthétique

• Un respect sans faille de la confidentialité, supposant la mise en place d’une architecture IT experte et coûteuse, afin de sécuriser les flux de données

• Une fiabilité des ressources et une maîtrise du français et de l’anglais à minima : analyser les processus de recrutement et de formation

Si le prestataire réuni ses critères, n’hésitez plus, c’est le bon ! Afin de vous en assurer, il est recommandé de collaborer dans un premier temps de façon ponctuelle (sur un ou deux projets), de réaliser un diagnostic rapide de sa structure, en balayant l’ensemble des points cités ci-dessus, et de mettre en place un contrat, après avoir étudié le volume approximatif de présentations produites sur une période donnée.

Soufiane Guerraoui ,

www.slidedit.com et www.simaje.com,

+33. 1.43.40.66.54

Consultor, le portail du conseil en stratégie- 03/1/2011